《蕭山日報》：《我區企業檔案工作又上新臺階——傳化集團通過企業首個數字化檔案室驗收》

一說起檔案館，一般人的印象是很神秘--棕黃色的檔案袋、密密匝匝的資料冊，里面放著機要文件，普通老百姓無緣讀到。日前，記者從全省“檔案工作與民營企業發展”研討會上了解到，傳化集團的“電子檔案室”順利通過了我區檔案局“第一批數字檔案室試點驗收”。

　　據悉，開展數字檔案室試點工作為我區所獨創，已建成的數字檔案室利用效果明顯，訪問量非常高，如蕭山中學數字檔案室自運行以來，登錄訪問量已達24000多人次。但是，很多蕭山的企業對于建檔還比較陌生，更談不上有數字化的檔案，為什么傳化集團如此重視檔案的建立和完善工作呢？記者就此采訪了傳化集團有關負責人。

　　七大模板構成了“電子檔案室”

　　傳化集團的“電子檔案室”主要有7大模塊，一是視頻檔案，收集了集團3萬余兆、約290小時的視頻在線播放內容；二是檔案資料，可以檢索到集團與各企業11個大類歷年的檔案共計18.89萬條數據和4萬頁原文的檢索利用，以及電子文檔管理中心，使整個集團員工所產生的電子文件能自動傳送到PDE檔案軟件的數據庫中；三是專題匯編，設有歷史寫真（含集團及各企業歷年來的照片檔案）、證件室（收集了集團及各企業工商注冊稅務等方面證件）、企業大事記、企業榮譽、商標注冊專題、壓力容器設備等；四是檔案動態，集團檔案工作達標省級的變遷過程、檔案工作榮譽；五是檔案宣傳，有檔案例會紀要、檔案活動、檔案案例分析等；六是系統管理，由管理員負責；七是數字圖書館。只要進入局域網的成員，就能瀏覽到5大模塊（除“檔案資料檢索”與“系統管理”兩個模塊有特定權限外）。

　　對于申報工作來說，非常重要

　　很多企業名氣大了，都想申請“馳名商標”，可是這個申請工作還真有點麻煩。“馳名商標”是國家保護的商標，申請時需要附上從商標注冊之后的所有打假查出情況的資料。據了解，傳化集團只花了4個月左右的時間，就完成了申報“馳名商標”的工作。據有關申報的負責人徐炎介紹，當時的申報材料有800多頁，這完全得益于完善的企業檔案。最近，傳化集團正在申報兩項國家名牌。徐炎告訴記者，申報國家名牌，需要準備企業前3年所有的資料，涵蓋企業方方面面的情況，幸好現在的檔案已經數字化了。

　　他還介紹，如果企業成立集團公司之后，資本結構肯定會進行梳理，所以一定要保存好每個公司的登記注冊材料，方便管理人員、章程修改等等。很多工作做好了就存檔，不僅可以及時提醒你，用的時候還能節約不少成本。

　　檔案工作需要企業重視、部門配合

　　早在傳化集團發展之初，就設立了綜合檔案室。1999年，傳化集團就購買了北京量子PDE檔案條目版軟件，利用信息化手段來輔助傳統的手工檔案管理工作。2000年，通過了國家二級檔案管理達標驗收。2002年，又引進了北京量子PDE檔案網絡版軟件，并于該年在傳化局域網上正式啟用“電子檔案室”。后來又經過改版，“電子檔案室”就出現在集團的TFOA3.0信息化平臺上。去年11月，該集團又將檔案室作為一個專業部門設立，并投入80萬元改建近1000平方的檔案庫房。據該負責人介紹，檔案信息化管理工作也是企業生產經營管理發展到必然階段的一種需要，應該納入企業整體信息化管理的工作規劃。要使檔案信息化，就需要檔案業務部門與企業信息化管理部門緊密的協作，以課題和項目團隊的形式共同來完成。

　　檔案信息化需要基礎和創新結合

　　在采訪中，記者了解到，檔案信息化不僅是信息技術的應用，企業檔案信息化建設的難點在于企業信息系統及文件數據的復雜多樣。而建立在扎實的檔案基礎管理之上的檔案信息化開發與應用才是牢固的根基，沒有基礎管理的檔案信息化是很難進行操作的。該負責人還介紹，信息化對傳統的檔案工作理論、技術、方法帶來嚴峻挑戰，例如如何保證數字化檔案的安全，這都是企業需要在今后的檔案工作中不斷加以創新的。

　　據悉，今年我區有34家單位被列為第一批數字檔案室試點。截止7月底，共有10家單位通過驗收（區委辦、區人大、區府辦、區政協、臨浦鎮政府、區一醫院、區第一職高、區第四職高、蕭山中學、傳化集團），在鎮街、區級機關、企事業單位和教育系統分別樹立了典型。其中，區一醫院、區第一職高、傳化集團以97.5分的考核分并列第一。第一批試點工作預計將于年底結束。